Организация рабочих процессов. Сроки – наше всё

Сегодня я хочу поговорить с вами о сроках. Ведь соблюдение сроков — это бич любой студии. В процессе работы возникает миллион непредвиденных обстоятельств, зависящих не только от работников, но и от клиента. И всё это усугубляется зависимостью разных этапов работ друг от друга.

описание изображения

Например, если дизайнер задержал сдачу работы на три дня, то и каждый следующий этап работы сдвинется на три дня. Допустим, над проектом работают 4 специалиста. В этом случае, три дня простоя каждого из них превратятся в суммарную потерю 9-12 рабочих дней для всей команды, даже если все остальные сделают свою работу без задержек. Это может привести к убыточности всей работы над проектом. А если учесть ещё и возможные задержки при согласовании работы с клиентом, то проект имеет все шансы выйти в стадию тестирования с серьёзным опозданием.

На деле срыв сроков может обернуться для студии не только подпорченной репутацией, но и серьёзными денежными потерями. Если переводить дни в рубли, получится, что денежные потери, исходя из нашего примера, составят порядка 100 000 рублей.

Что же мы делаем для того, чтобы придерживаться сроков?
Проектируем

Каждый новый проект мы начинаем с проектирования. Это позволяет клиенту сэкономить деньги и время, а также понять, каким будет результат, ещё до значительных трат на реализацию.

Подробнее о проектировании я расскажу в другой статье, а сейчас лишь отмечу, что готовый прототип даёт возможность очень точно просчитать временные затраты на производство.

Имея готовый прототип, можно собрать команду и обсудить все детали и сложные моменты предстоящей работы. В итоге мы получаем очень детальный план работ.

Согласуем сроки и правки

Зачастую к началу работ у клиента или совсем нет сайта, или старый сайт его совершенно не устраивает. В таких случаях мы стараемся запустить ресурс как можно раньше (пусть и с неполным функционалом). Например, сайт ресторана «Хаген» запускался в три этапа. Сначала начала работать информационная часть с возможностью скачать меню, затем мы добавили меню с функцией заказа, а после этого — иллюстрации помещений с возможностью резервирования столов.

Очень важно чтобы не только мы, но и наш клиент понимал, как будет идти работа и какое участие в проекте принимает он сам.

Для этого мы составляем два графика
описание изображения
1. График предоставления материалов

К нему надо отнестись с особым вниманием, так как редко когда клиент может предоставить полностью собранный, готовый контент для сайта, а на подготовку его может уйти неопределённое количество времени.

Мы стараемся минимизировать нагрузку на клиента, поэтому к началу работ требуем только то, без чего невозможно сделать дизайн. Весь остальной контент мы собираем или пишем сами, с помощью нашего редактора, ну, а специфические материалы предлагаем клиенту подготовить к началу тестирования сайта.

2. График выполнения работ

При составлении графика работ мы используем ключевые вехи проекта и все необходимые для согласований даты. И здесь вы можете встать перед нелёгким выбором: с одной стороны, большое количество этапов означает большую предсказуемость и меньший риск получить возражения от клиента, с другой стороны — высока вероятность потерять значительное время из-за частых согласований. Чтобы нивелировать эту проблему, сокращайте вехи до минимума, а на согласование выделяйте клиенту конкретный период, необходимый на составление отзыва (у нас это 5 рабочих дней), и просите назначить лиц, ответственных за принятие работ по каждому этапу.

Зафиксировав все даты в графиках, обязательно проговорите с клиентом процедуру принятия возражений, их возможный характер и количественные показатели.

Постановка задач и их решение

К началу работ у нас есть план выполнения проекта и недельный производственный план для сотрудников.

Почему планов два, и чем они отличаются?

План выполнения проекта — это не связанное с реальными календарными датами абстрактное представление работ по проекту, разделённое на сотрудников. Этот план нужен для фиксирования важных этапов работ и планирования нагрузки на сотрудников. Основываясь на нём, мы можем корректировать процесс работы, чтобы выполнить обязательства перед клиентом вовремя. Также этот план помогает нам понять, когда мы сможем взять следующий проект и какие сотрудники смогут им заняться.

Для того чтобы составить подробный план и контролировать его выполнение, мы общаемся с каждым сотрудником, но при этом не навязываем какую-либо последовательность работы. Каждый сам выбирает для себя задачи, которые будет делать всю неделю. Единственное требование — это соблюдение дедлайна.

Для того, чтобы дедлайн был соблюдён, мы помогаем нашим сотрудникам самоорганизоваться и взять ответственность за часть работ на себя. Мы подводим итоги недели и смотрим, что было сделано, что не успели, а что удалось сделать лучше, чем ожидали. Потом мы берём оставшуюся часть работ и составляем план на следующую неделю, и так до полного окончания работ.

Работа в команде

Внедряя систему распределения задач, мы волновались за результат: смогут ли сотрудники самостоятельно спланировать своё время, успеют ли они закрыть все задачи до дедлайна? И наши страхи оправдались…

О том, с какими проблемами мы столкнулись и как с ними справились, читайте в следующей статье.

Михаил Амелин Михаил Амелин директор